Los 10 mejores software de gestión documental para Mac de 2023

Prescindir del papel en casa o en la oficina ya es una realidad gracias a las aplicaciones que lo hacen posible. Hemos echado un vistazo a las mejor gestión documental y software de oficina sin papel para que puedas eliminar el papel y digitalizarte definitivamente.

Si además has llegado aquí buscando una alternativa a Mariner Paperless o al ya descatalogado iDocument para Mac, seguro que encuentras algo que solucione tu problema.

Han pasado casi 40 años desde que se concibió por primera vez la sociedad sin papel y, sin embargo, la mayoría de nosotros todavía no estamos cerca de hacerla realidad. Aunque la tecnología ya está ahí para que la sociedad pueda prescindir del papel, todavía estamos muy lejos de un mundo verdaderamente digital.

Sin embargo, con la pandemia del coronavirus (COVID-19) obligando a cada vez más empresas a conectarse a Internet, la necesidad de digitalizarlo todo nunca ha sido tan importante.

Tras horas de investigación, hemos clasificado las sorprendentes Adobe Acrobat Pro como el mejor software de gestión de documentos y oficina sin papeles para Mac especialmente para pequeñas empresas que necesitan un software de gestión documental para digitalizar y firmar documentos.

Ventajas de la eliminación del papel

Tanto si está pensando en eliminar el papel en su oficina doméstica como en su lugar de trabajo, hay muchas razones de peso para hacerlo cuanto antes.

He aquí algunas de las razones más comunes para pasarse al paperless.

• Reduce los costes de impresora, suministros de oficina y administración.
• Es más fácil y rápido buscar y encontrar los documentos que buscas, lo que se traduce en un aumento significativo de la productividad de las empresas. Por ejemplo, si está en una oficina atendiendo a clientes que le piden información específica por teléfono, puede encontrarla al instante sin necesidad de rebuscar en archivadores o papeles y volver a llamarles más tarde.
• Permite escanear y luego destruir documentos confidenciales.
• Menos papeleo significa menos desorden.
• Podría decirse que es más seguro almacenar los archivos en el disco duro o en la nube, ya que es menos probable que extravíes o pierdas documentos digitales. No obstante, te recomendamos que hagas una copia de seguridad en un disco duro. disco duro externo por si ocurre lo peor. Una solución de almacenamiento externo también es útil porque cuanto más digitalices tu documentación, más espacio de disco duro necesitarás.
• Hoy en día puedes firmar documentos digitalmente sin necesidad de papel.
• Utilizar menos papel es mejor para el medio ambiente.

Software de gestión documental para Mac

La mejor manera de ir sin papel depende de sus necesidades, pero cuando se trata de la herramienta adecuada, aquí hay algunos puntos útiles a considerar.

• ¿Es compatible con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)? Esto significa que puedes escanear imágenes, PDF y otros textos y hacer que se puedan buscar por palabra clave en tu Mac. Cuanto más preciso sea el escaneado OCR, más posibilidades tendrás de buscar documentos con precisión y menos tiempo perderás en tener que revisarlos y cambiar los errores manualmente. Aunque existe una estrecha relación entre el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y las herramientas de oficina sin papel, hay una diferencia. Mientras que la tecnología OCR se ocupa principalmente de convertir imágenes o PDF en texto que se pueda buscar o editar, las soluciones de oficina sin papel se centran más en digitalizar documentos y organizarlos, que es en lo que se centra este artículo.
• ¿Es compatible el software con escáneres de documentos, escáneres fotográficos o impresoras? Para digitalizar todos sus documentos, tendrá que escanearlos primero con un escáner o una impresora multiuso con escáner incorporado. Esto suele requerir un TWAIN compatible con TWAIN, como la mayoría de los escáneres actuales. Encontrará que ciertas aplicaciones como Mariner Paperless y EagleFiler recomiendan el uso de escáneres específicos como la gama Fujitsu ScanSnap, ya que producen los mejores resultados con esos programas en particular.
• ¿Necesita soporte para iPhone o cámara móvil? La mayoría de las aplicaciones paperless te permiten subir fotos de documentos o recibos tomadas con tu teléfono. Sin embargo, existen aplicaciones específicas para iPhone como Scanner Pro que hacen un trabajo mucho mejor e incluyen escaneado OCR, herramientas de búsqueda y recorte automático.
• ¿Permite etiquetar documentos? Es mucho más fácil encontrar cosas si se pueden etiquetar los documentos por tipo, como "seguro", "certificados", "identificación", etc. Desde OS X Mavericks, los Mac admiten el etiquetado en Finder por defecto y algunos programas como EagleFiler y Yep importan automáticamente estas etiquetas para facilitar las cosas.
• ¿Utiliza una estructura de carpetas estándar a la que puedas acceder fácilmente en Finder? Esto es importante porque si la aplicación utiliza su propia estructura de carpetas o biblioteca propietaria (como hace Apple Photos, por ejemplo) y hay un problema con el software, es posible que no pueda encontrar dónde están almacenados físicamente sus documentos en su Mac. Sólo el desarrollador será capaz de resolver esto si hay un problema.
• Para recibos y documentos financieros, ¿lo necesita para sumar informes de fin de año, totales de categorías y otros resúmenes? Esto puede ser importante si usted planea ir sin papel con sus finanzas, declaraciones de impuestos, inversiones, etc. No hay muchas soluciones de oficina sin papel en Mac que ofrezcan esto, aunque Neat y Mariner Paperless sí lo hacen.
• ¿Necesita que su oficina sin papel sea compatible con Internet? en línea o firma electrónica? De nuevo, no muchas soluciones paperless soportan esto en Mac todavía aunque Adobe Acrobat Pro DC lo hace mejor que ninguna otra aplicación. Puede firmar documentos en la aplicación utilizando el ratón o el panel táctil o utilizando una tableta de dibujo compatible con Mac. Como alternativa, también puedes registrarte en la aplicación dedicada servicios de firma electrónica que se encargan de la firma en línea de contratos legales y otros documentos.
• Por último, ¿cómo es el soporte del desarrollador? Si acabas teniendo problemas con la aplicación, es posible que te encuentres con que toda tu biblioteca de documentos es imposible de gestionar o que, de hecho, seas "rehén" de un desarrollador que no responde. Lo mismo ocurre con las actualizaciones de macOS. Si el desarrollador no actualiza el producto con frecuencia para mantener el ritmo de macOS, es posible que no puedas acceder a tus preciados documentos. Esto sucedió recientemente con Mariner Paperless, que actualmente no es compatible con macOS Mojave.

Con esto en mente, aquí está el mejor software de oficina sin papeles y gestión de documentos para Mac en orden de clasificación.

1. Adobe Acrobat Pro DC

2. Adobe Acrobat Pro DC está dirigido a oficinas que desean digitalizar por completo todo, desde el escaneado de documentos hasta las firmas electrónicas.

Durante mucho tiempo, Adobe Acrobat ha sido el mejor editor de PDF para Mac pero hoy en día puede hacer mucho más que gestionar documentos PDF.

Adobe Acrobat Pro DC no sólo puede escanear y documentos OCR, sino que puede utilizarse para enviar y realizar un seguimiento de documentos de gran tamaño en lugar de adjuntarlos a correos electrónicos.

Puede ver quién ha leído, recibido y descargado documentos y es más seguro que adjuntar documentos confidenciales a un correo electrónico.

Incluso puedes utilizar la webcam de tu PC o la cámara iSight de tu Mac para firmar documentos en un Mac en Acrobat Pro DC aunque si quieres que clientes y consumidores firmen electrónicamente documentos, es mejor que utilices Adobe Sign también.

Adobe Sign le permite preparar y enviar cualquier tipo de documento para su firma electrónica. Adobe Sign está incluso integrado en los productos de Microsoft Office para que pueda firmar documentos legalmente vinculantes en línea sin tener que salir de MS Office.

Acrobat DC también permite controlar quién puede ver los documentos y qué permisos tienen para evitar la impresión, distribución o edición no autorizadas de documentos importantes.

Por sí solo Adobe Acrobat cuesta 19,99 al mes.

Sin embargo, si te dedicas a la educación, tiene mucho más sentido suscribirte a la versión completa de Adobe Creative Cloud suite de aplicaciones como  estudiantes & profesores tienen actualmente un 60% de descuento

Esto incluye el acceso a todas las aplicaciones líderes del sector de Adobe, como Photoshop, Illustrator y Premiere Pro.

También puede probar un prueba gratuita de Adobe Acrobat Pro DC para comprobarlo por ti mismo.

También puede leer nuestro análisis completo de Adobe Acrobat Pro DC para obtener más información.

2. Neat

Neat no es sólo un escáner de documentos. Neat es tanto un completo sistema de archivo sin papel como una solución de contabilidad automatizada para mantener su negocio organizado y funcionando sin problemas.

Neat está diseñado para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento, gestionar y centralizar sus datos financieros y actualmente es utilizado por alrededor de 100.000 pequeñas empresas en toda América del Norte.

Neat se divide en dos aplicaciones: Neat Files y Neat Books.

Neat Files está diseñada para digitalizar sus documentos y evitar que extravíe recibos, facturas y extraiga datos financieros vitales para realizar un seguimiento de los gastos, las ventas y los impuestos sobre la renta.

Neat Books es un sistema simplificado de teneduría de libros diseñado para centralizar las transacciones y reducir el estrés en la temporada de declaración de impuestos, de modo que hace que declaración de impuestos en su Mac menos estresante.

Si ya utiliza QuickBooks como su solución de contabilidad sin embargo, Neat está totalmente integrado con él.

Si lo que busca es una mezcla entre un sistema de oficina sin papel y un sistema de software de contabilidad en su Mac Neat es una excelente herramienta para digitalizar documentos y automatizar la contabilidad de las pequeñas empresas.

Tenga en cuenta que actualmente Neat solo funciona hasta macOS Monterey y macOS Ventura aún no es compatible.

También puedes probar Neat Premium gratis durante 15 días y los planes empiezan en 200 dólares al año para particulares, con la opción de mejorar tu suscripción con un servicio VIP por 50 dólares más al año.

3. FineReader PDF para Mac

Qué hace ABBYY FineReader PDF para Mac (antes conocido como FineReader Pro para Mac) es la velocidad, la precisión y la comodidad.

ABBYY FineReader PDF para Mac es extremadamente fácil de usar, rápido en el escaneado y tiene el mejor reconocimiento OCR de todas las aplicaciones que hemos utilizado en un Mac.

En nuestra opinión, el OCR es una característica esencial de cualquier sistema de archivo sin papel, ya que la posibilidad de buscar documentos por palabra clave o número no tiene precio.

Si el escaneado OCR es deficiente, es mucho más difícil buscar en los documentos la información que necesitas.

El motor OCR de FineReader PDF es fácilmente el más rápido y preciso del mercado, con una tasa de precisión de alrededor del 99,8%.

De hecho, la precisión es tan buena que otros proveedores de software sin papel, como eFileCabinet, DEVONthink Pro Office (ver reseñas más abajo) y muchas otras empresas que desarrollan sus propias soluciones internas, utilizan el motor OCR de ABBYY bajo licencia.

Cuando se trata de archivos PDF en particular, FineReader PDF es insuperable, ya que le permite escanear, editar y buscar por palabras clave en cuestión de segundos.

Funciona con todos los escáneres o impresoras todo en uno compatibles con TWAIN y digitaliza los documentos en cuestión de segundos tras escanearlos.

También nos gusta mucho el concepto de "carpetas activas" en FineReader PDF, lo que significa que cualquier documento o archivo que se arrastre a esa carpeta en su Mac, se escanea instantáneamente en formatos PDF o PDF/A listo para archivar.

Ni siquiera es necesario abrir la aplicación, ya que todo se realiza en segundo plano.

ABBYY FineReader PDF es una potente solución para crear un entorno sin papel, ya sea en casa o en la oficina.

Si busca el mejor archivador digital para gestionar y editar archivos PDF en un escritorio Mac, no encontrará nada mejor.

ABBYY Finereader PDF para Mac suele costar 69 dólares al año.

Para más información, también puede consultar nuestro completo de ABBYY FineReader Pro para Mac.

4. ExactScan Pro

ExactScan Pro es básicamente una interfaz para escanear documentos con cualquier escáner o impresora multiuso.

Algunas de las características notables de ExactScan Pro incluyen detección de tamaño de papel, corrección de inclinación, suavizado de color, soporte de impresión y soporte de AppleScript.

También soporta escaneo OCR para hacer PDFs e imágenes con texto buscable aunque la precisión no es muy grande y hay opciones mucho mejores en el mercado para esto.

Para lo que es, ExactScan Pro es bastante caro en $96.14 pero si quieres una solución de escaneo de documentos simple que funciona con casi cualquier dispositivo de escaneo, hace el trabajo muy bien.

5. Mariner Paperless

Mariner Paperless es un software avanzado de recibo digital y gestión de papel que fue creado para las personas que quieren ir completamente sin papel.

Mariner Paperless es ideal para escanear documentos en papel como contratos, recibos, facturas y notas para crear un entorno de oficina libre de desorden.

Entre las características más destacadas de Mariner Paperless se encuentran el escaneado OCR para que pueda escanear documentos por palabras clave o números, la posibilidad de hacer anotaciones en los documentos escaneados y el archivado digital que cumple con los requisitos del IRS.

Una de las cosas que más nos gusta es que Mariner Paperless añade totales corrientes para todos los documentos financieros y recibos.

Esto incluye cosas como impuestos, facturas vencidas, propiedades y gastos, aunque las funciones de contabilidad no son ni de lejos tan buenas como las de Neat.

Aunque Mariner Paperless funciona con la mayoría de los escáneres e impresoras multifunción, se ha asociado con los escáneres Fujitsu ScanSnap para obtener los mejores resultados.

El modelo Fujitsu iX100 es el más recomendado ya que es inalámbrico y portátil para que puedas llevártelo a cualquier parte.

Aunque tardó en actualizarse para ser compatible con macOS Mojave, la última versión de Mariner Paperless 3 ya funciona con Mojave, Catalina, Big Sur y Monterey.

Sin embargo, no ha habido actualizaciones del software Paperless real desde hace unos años y no hay noticias sobre si será compatible con macOS Ventura.

6. DEVONthink Pro

DEVONthink Pro (antes DEVONthink Pro Office) es un software dedicado a la gestión de documentos personales para Mac hecho específicamente para macOS.

Está diseñado para que el proceso de digitalización sea lo más fluido posible e incluso utiliza inteligencia artificial para organizar tus documentos.

Puedes sincronizar documentos con dispositivos móviles y, aunque no hay versión para PC, puedes compartir archivos con otros usuarios de PC.

De hecho DEVONthink Pro es una excelente opción para equipos de investigadores o periodistas que necesitan una base de datos central para compartir y cotejar información digitalmente.

Lo que nos gusta de DEVONthink es que aprende de la forma en que archiva los documentos dónde se supone que deben ir las cosas.

DEVONthink Pro también utiliza ABBYY Finereader PDF OCR Engine escanea documentos para que también puedas buscar por palabra clave e incluso te sugerirá otros documentos que pueden ser de interés para tus términos de búsqueda con una función "Ver también".

Puede sincronizar DEVONthink Pro con iPhones y iPads a través de iCloud o elegir sincronizar a través de Dropbox, WebDAV o incluso una memoria USB en su lugar.

La versión Pro de DEVONthink soporta bases de datos separadas para cada proyecto, agrupación automática para una mejor organización, feeds RSS y soporte para AppleScript.

Si está buscando un completo software de gestión de documentos en su Mac para uso doméstico o de oficina, DEVONthink Pro es una solución muy lograda.

Puede probar DEVONthink Pro gratis para probarlo por ti mismo.

7. EagleFiler

EagleFiler lleva más de 15 años en Mac y, aunque está un poco anticuado, sigue siendo una potente herramienta de gestión de documentación digital que funciona en las últimas versiones de macOS.

EagleFiler no es solo una oficina digital, sino que puede utilizarse para archivar fragmentos de todo tipo, como tus artículos web favoritos, apuntes de clase, listas de la compra, gestionar marcadores y mucho más.

Lo que realmente nos gusta de EagleFiler es la posibilidad de utilizar teclas de acceso rápido que puedes configurar y que envían instantáneamente elementos a la aplicación cuando se pulsan.

EagleFiler facilita la tarea de etiquetar, buscar y encontrar casi cualquier recorte que se te ocurra. Incluso funciona para archivar correos electrónicos y puede convertir correos de Outlook en Mac en archivos estándar mbox o .eml.

En el lado negativo, no hay escaneo OCR en EagleFiler y es bastante para aprender de una sola vez para obtener lo mejor de él.

Sin embargo, por 49,99 $, se trata de un paquete muy potente que los desarrolladores de C-Command Software han mantenido con gran esmero a lo largo de los años.

8. Evernote Premium

Evernote es una de las mejores aplicaciones para tomar notas para usuarios de Mac y, aunque es principalmente una suite de productividad, también sirve como un sistema de gestión de documentos sin papel potente pero fácil de usar.

Si buscas algo que te facilite hacer fotos de documentos, recibos y facturas en tu teléfono y archivarlas para mantenerlas a salvo, Evernote es una buena opción.

Evernote Premium es especialmente práctico como software de escaneo de recibos gracias a la función integración móvil a través de Scannable.

Un buen detalle que muchos usuarios desconocen es que Evernote también escanea con OCR los documentos que le subes para que puedas buscar en ellos incluso sin etiquetar las cosas.

La precisión del motor de OCR es bastante buena, aunque no siempre acierta, por lo que también se recomienda etiquetar los elementos.

El equipo de Evernote también proporciona algunos consejos útiles sobre cómo prescindir del papel con Evernote.

Una forma de facilitar las cosas es añadiendo la opción "Imprimir en Evernote" a los escáneres para que puedas escanear y enviar documentos a Evernote al instante después de escanearlos.

Lo único que no nos gusta es que Evernote crea su propia base de datos propietaria de tus documentos. Aunque esto permite que la aplicación funcione tan bien, también significa que si algo va mal, puedes tener dificultades para rescatar tus documentos.

Evernote Premium cuesta 8,99 € al mes y los estudiantes pueden obtener un 50% de descuento.

9. YEP

YEP se autodenomina el "iTunes para documentos" y si quieres un sistema de archivado sin papeles que siga el modelo del sistema coverflow de iTunes, no busques más.

YEP es más un organizador de documentos que un escáner, pero funciona con la mayoría de escáneres planos e impresoras-fax-escáneres todo en uno. Lo que nos gusta de YEP es que no "toma el control" como hacen algunas aplicaciones de gestión de documentos: almacena todo en tu Mac en su formato original, pero simplemente proporciona una forma más cómoda de acceder a todo.

YEP requiere cierto aprendizaje al principio, pero es particularmente bueno para catalogar PDF y documentos de Microsoft Office.

Sin embargo, si tiene miles de documentos, encontrará que YEP puede volverse un poco lento, ya que rellena la base de datos cada vez que lo abre.

A sólo 58,00 dólares la versión más barata, también es una excelente solución rentable de base de datos sin papel, aunque no es particularmente sofisticado en comparación con el software de oficina sin papel adecuado.

10. eFileCabinet

eFileCabinet existe desde 2002 y utiliza el motor de ABBYY FineReader PDF (véase la reseña anterior) para escanear documentos. Como resultado, se obtiene una excelente precisión de OCR, pero con más funciones dirigidas a las necesidades de las oficinas medianas y grandes.

eFileCabinet es un sofisticado Sistema de Gestión Documental (SGD) que ofrece potentes funciones de nivel empresarial, aunque está más dirigido a pequeñas y medianas empresas.

eFileCabinet admite firmas electrónicas e integración con Microsoft Office, Salesforce CRM y DocuSign. Tiene algunas funciones de búsqueda muy potentes si necesita buscar documentos por palabra clave, autor o variables específicas.

Puedes probar una demo de eFileCabinet previa solicitud.

¿Qué escáner de documentos es mejor para trabajar sin papel?

Un escáner de documentos decente es una pieza esencial de hardware para ir con todos los sistemas sin papel revisados aquí.

Hay literalmente cientos en el mercado y para más sobre esto hemos mirado el mejores escáneres de documentos para Mac.

Hay un escáner de documentos en particular que es frecuentemente recomendado por los desarrolladores y vendedores de software sin papel.

La gama ScanSnap de Fujitsu es recomendada por aplicaciones populares como Mariner Paperless y EagleFiler.

El motivo es que los escáneres ScanSnap son rápidos, precisos, fáciles de usar y están disponibles en varias versiones de mano o de sobremesa. También pueden convertir cualquier documento a PDF e incluso realizar escaneos OCR.

Si quiere algo que pueda llevarse a cualquier parte, no busque más: el escáner móvil inalámbrico Fujitsu ScanSnap iX100. Puede escanear una página en color en sólo 5 segundos, tiene una batería recargable y es muy ligero de transportar.

Alternativamente, si quieres un escáner de sobremesa, prueba el Fujitsu ScanSnap iX600 Color Duplex Desk Scanner. Es capaz de alimentar 50 páginas a la vez y con él puedes escanear unas 1.500 páginas a la hora si quieres digitalizar tu oficina de una sola vez.

En general, le recomendamos que se mantenga alejado de los escáneres planos, ya que resulta increíblemente tedioso colocar una página tras otra para escanearlas. Los escáneres con alimentadores automáticos, como la gama ScanSnap, facilitan mucho las cosas.

Para más información, consulte nuestra guía sobre mejores escáneres compatibles con Mac.